SharePoint kereső – alapozás

Eddig valahogy kimaradt, hogy a SharePoint egyik legkiemelkedőbb szolgáltatásáról, a keresésről írjak pár szót, pedig a SharePoint kereső képességeiről, annak paraméterezéséről külön könyvek születtek, akkora hatalmas téma és annyi lehetőséget hordoz magában.

A SharePoint alkalmazásunkon belül bárhol tudunk keresni (Site collection, site, dokumentumtár, lista) és bármilyen eredményt visszaad számunkra a rendszer, persze csak azokat a találatokat, amihez van jogosultságunk.

Az úgynevezett “seach box” jelen van szinte mindenhol, ahol érdemes keresni és minden site template megaában foglalja a keresések elvégzéséhez.

Site search

A keresődoboz segítségével az egész siteon kereshetünk, viszont lehetőségünk van az egész site collectionon is keresni, ha nem járnánk sikerrel az adott siteon.

SharePoint keresőoldalak

  • default.aspx – Enterprise search site collection keresőoldala
  • advanced.aspx – Részletes keresési feltételek megadásának lehetősége
  • results.aspx – Eredmények
  • peopleresults.aspx – Keresés adott személyek szerint
  • conversationresults.aspx – Keresés a micro chaneleken
  • videoresults.aspx – Videó keresés

Ezenfelül egy nagyon összetett vizuális eszközöket használó szűrővel is szűkíthetjük még a keresési feltételeket.

Nézzünk megy egy konkrét példát. Egy olyan keresési lehetőséget szeretnék biztosítani a felhasználóim számára, hogy az az Intranet siteon belül a zene fájlokat mindig a media nevű tárban keresse, kiterjesztéstől függetlenül.

Válasszuk a “Site Settings” lehetőséget, majd a “Query Rules” linket.

A legördülő listából adjuk meg a “Local SharePoint Results (System)”, majd a “New Query Rule” gombot választva állítsjuk be a paramétereket.

A föntiek szerint, adtunk a keresési szabálynak egy nevet (Céges zenék), majd feltételként beállítottuk, hogy ha valaki pontosan arra a szóra keres rá, hogy “zene” vagy “zenék”, akkor automatikusan a médiatárban keresse, aminek
az URL-jét az “Action” résznél kell megadni.

Teszteljük, hogy a “zenék” szó beütésére milyen eredményt ad a kereső.

 

Reklámok

Microsoft Task management (harmadik rész)

Wunderlist

Alapvetően egy Microsoft által megvásárolt szolgáltatásról beszélünk, ami egy remek megoldás saját, valamint családunk tennivalóinak kezelésére. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy az üzleti életben nem használhatjuk.
Az alkalmazás a következő eszközök használatával érhető el:

Többet nem is nagyon írnék az alkalmazásról, egyrészt azért, mivel szabadon kipróbálható, valamint teljesen ingyenes változata is van, más részt pedig a Microsoft nem sokára meg fogja szüntetni és egy új megoldást fog helyette élesíteni, ami szintén kipróbálható és a “To-Do” névre hallgat.

To-Do task management

A “To-Do” a wunderlist helyett fog szerepelni a Microsoft palettán, de egyelőre mindkettő elérhető és használható.
Személy szerint azt javaslom mindenkinek, hogy használja nyugodtan a wunderlistet, mivel a “To-Do” megoldásból egyelőre még csak előzetes verzió érhető el és a subtaskokat sem képes kezelni, viszont a wunderlsit igen.
A “To-Do” végleges verziója, remélhetőleg fogja tudni az összes eddigi wunderlist képességet is.

A lényeg, hogy ha valaki a mostani wunderlist feladatainak kezelésén keresztül szeretné kipróbálni a “To-Do” megoldást, akkor lehetőség van importálni a taskokat.

Ki tudjuk választani, hogy mely listákban lévő feladatokat szeretnénk importálni, de akár választhatjuk az összes feladat kiválasztása (“Select all”) lehetőséget is.

 

Mivel a “To-Do” még egyelőre nem kezeli a “subtaskokat”, ezért el kell döntenünk, hogy hogyan kerüljenek importálásra az új szolgáltatásba.

Az importálás viszonylag kevés időt fog igénybe venni.

A Saját véleményem az, hogy ezeket a megoldásokat inkább akkor célszerű használni, ha nem rendelkezünk Office 365 előfizetéssel, vagy nincs a cégünknél Exchange server, mivel akkor már eleve adottak ezek a lehetőségek és nem kell még egy felületet supportálni, valamint összezavarni vele a felhasználókat 🙂

Arra minden további nélkül van lehetősége, hogy Wunderlistből adatokat adjunk át SharePoint, Outlook, Planner, stb. irányba és standard módona a feladat létrehozására, elkészülésére, valamint az emlékeztetőkre van lehetőségünk feliratkozni.

 

Microsoft Task management (második rész)

Feladatok kezelése Planner segítségével

Egy nagyszerű megoldás, ha kis, rövidtávú projectjeink vannak a Microsoft Planner, amely teljesen az Office 365 Groupsra épül és az ott létrejövő erőforrásokat használja.

Maga a szolgáltatás egy külön URL címről érhető el, de természetesen megjelenik az Office 365 menünkben is.

Részletesen az Office 365 Plannerről itt olvashatsz.

Planner és a Microsoft Teams

A Microsoft Teams nem egy task management megoldás, viszont kollaborációs szempontból nagyon meghatározó szerepe van, ezért érdemesnek tartom, hogy külön írjak róla néhány sort.

A Microsoft teams egy chate base kollaborációs program és több kapcsolódási pontja is van a Plannerrel.
Az első, hogy egy Plant létre tudunk úgy is hozni, hogy egy már létező Office 365 groupst használunk fel az új teams használatához.

Megjegyzés: Ezt a lehetőséget csak akkor kínálja föl számunkra a teams alkalmazás, ha legalább egy Office 365 groups adminisztrátorai vagyunk.

Azt pedig már tudjuk, hogy ha egy plant hozunk létre, akkor automatikusan léter fog jönni hozzá a háttérben az Office 365 groups az összes erőforrásával együtt.

 

Ezzel a módszerrel az adott plan, külön tabon fog megjelenni az értintett teams résznél az  alkalmazásunkban.

 

Planner és a SharePoint

Lehetőség van a közös SharePoint listáink, dokumentum táraink, stb. adott történéseire (létrehozás, frissítés, stb.) is fel iratkozni és annak hatására Planner taskokkal műveletet végezni.
Ezzel a megoldással sanszunk van arra is, hogy ha SharePointban létrehozunk egy adott feladatot, akkor az összes, vagy bizonyos feltétleknek megfelelőek, kerüljenek át az adott palnebe is mint feladat.

Planner és az Outlook

Szintén egy remek felhasználás lehet arra az esetre, hogy az egyes Outlook tevékenységek hatására tudunk létrehozni, frissíteni, stb. Planner taskokat.
Pl. Ha van egy rendezvény, ami szerepel a közös naptárunkba és már előre tudjuk, hogy adott személyeknek lesz vele dolga már pár héttel előre, akkor meg tudjuk azt tenni, hogy két héttel előtte vegyen fel az adott plan-be különféle feladatokat az egyes kollégák számára.

 

Microsoft Task management (első rész)

Mostanában egyre gyakrabban találkozom azzal a kérdéssel, hogy a “Microsoftnak milyen feladat kezelő megoldásai vannak és mikor melyiket érdemes használni?”

Ezért úgy döntöttem, hogy összeszedem, teljesen az alapoktól kezdve és folyamatosan publikálom az egyes lehetőségeket, illetve, hogy jelen állás szerint milyen meglévő task management eszközt, mely más eszközzel együtt lehet használni.

Outlook task management

Alapvetően ezt a megoldást akkor célszerű használni, ha 1:1 típusú feladatokat szeretnénk kiosztani, tehát van egy kollégám akinek szeretnék adni egy feladatot, aminek folyamatosan kíváncsi vagyok az állapotára, hogy hány %-nál tart, vagy egyszerűen csak a saját magam számára szeretném rögzíteni, hogy mikor milyen feladataim vannak/lesznek.

Feladatokat felvehetek saját magam számára, valamint kioszthatok más személynek egyaránt.

A kiküldött feladatot, természetesen az adott személynek el kell fogadnia, illetve tovább is delegálhatja valaki számára.

A delegált feladatokat megjeleníthetjük a saját teendőink között, valamint kérhetünk státusz emailt, ha le lett zárva egy feladat.

Megjegyzés: Sajnos, “Outlook 2016 for Mac” alatt nem működik az “Assign Task” (feladat delegálása) funkció, csak saját magunk számára vehetünk fel feladatokat.

SharePoint task management

Az alap SharePoint task managementnek akkor vesszük igazán hasznát, ha csapatban dolgozunk és adott esetben egymástól át kell vennünk bizonyos feladatokat.

A csoport fókuszú feladatlistát, nagyon egyszrűen létre tudjuk hozni, mivel van rá sablon.

Az itt elkészített feladatokat minden (jogosultsággal rendelkező) felhasználó tudja szinkronizálni az Outlook kliensébe is.
Ezzel a megoldással, még arra sincs szükség, hogy fellépjünk a SharePoint portálra, mindent el tudunk végezni Outlookot használva.

 

 

 

 

SharePoint Online Power BI webpart

Már több mint egy éve várom, hogy megjelenjen a Power BI webpart és végre itt az előzetes verzió, ami teljesen működőképes és jól használható.

Power BI reportok megjelenítése SharePoint siteokon:

  1. Lépés: készítsük el a reportokat a Power BI-ba (gyakorlatilag bármilyen struktúrált adatforrásból készíthetünk, legyen szó Dynamics CRM, Salesforce, Dynamics AX, SAP, Excel file, stb.)
  2. Lépés: Jelenítsük meg a kiválasztott SharePoint Online siteon az adott reportot.
    Ehhez annyit kell tennünk, hogy Power BI-ban kiválasszuk az adott reportot, majd az “Embend in SharePoint Online” lehetőséget.

 

Ekkor kapunk egy linket, amit meg kell adnunk a SharePoint Online oldalunkon, mint bemenő paraméter a Power BI webpartnak.

Megkötések:

  • A Power BI web csak a modern felületen lesz elérhető, csak ott van lehetőségünk használni.
  • Csak azok a felhasználók tudják megtekinteni a SharePoint portálon a reportokat, akinek “Power BI pro” előfizetésük van.
  • Egyelőre csak úgy elérhető a webpart, ha be van kapcsolva az “Office 365 admin centerben” az “Office 365 First Release” lehetőség.

IP alapú elérés korlátozás SharePoint onlinehoz

SharePoint online-ra és OneDrive for Business-re tudunk alkalmazni egy olyan beállítást is, hogy csak bizonyos IP címről, vagy IP tartományból lehessen elérni azokat.

A beállítás megtételéhez annyit kell tennünk, hogy belépünk az adott Office 365 tenant (előfizetés) admin.sharepoint.com portáljára, majd a “device access” lehetőséget válaszuk, majd a “Control access based on network location” rész alatt bejelöljük az “Only allow access from specific IP address locations” checkboxot és megadjuk azt az IP-t, ahonnan engedélyezzük a csatlakozást.

A fönti ábrának megfelelően, ebben az esetben csak a “217.20.131.77”-es publikus IP címről lesz lehetőségünk elérni az OneDrive for Business és SharePoint online erőforrásainkat.

Más IP címről próbálkozva az alábbi hibaüzenettel fogunk találkozni:

Webes felületen:

Onedrive for Business kliens programban:

Megosztás szervezeten kívüli felhasználókkal

Egy remek lehetőség a SharePoint onlineban és természetesen az Onedrive for Business-ben is, hogy domain szerint is korlátozhatjuk azoknak a felhasználóknak a körét, akikkel a cégen belül fájlokat oszthatunk meg.
Nagyon sok előnye van ennek a megoldásnak, hisz egyre több helyen találkozom olyan szervezetekkel, (sőt általában minden nagyvállalat ilyen) hogy több domaint használnak és nem minden domainnel szeretnének átállni office 365-re, illetve nem minden felhasználót szeretnének szinkronizálni a Microsoft felhőbe, viszont általában az együttműködés lehetőségét meg kell teremteni.

A beállítást megtehetjük a “SharePoint Admin Centerben”, illetve az egyes SharePoint Site Collectionon külön-külön.

Admin Centerben:

admincenter_share

Az egyes SharePoint Site Collection-on:

Nyissuk meg a SharePoint Admin Centert, majd jelöljük ki a kívánt Site collectiont:

sitecollection

Majd válasszuk a “Sharing” lehetőséget és állítsuk be, hogy a szervezeten kívül csak a yahoo.com domainel engedélyezzük a megosztást.

Lépjünk be a kiválasztott site collectionba és osszunk meg egy fileot, pl. a janos.kozak@yahoo.com címmel.

share2

Kapunk egy figyelmeztetést, hogy a cím nem tagja a szervezetnek, de a megosztás ettől függetlenül engedélyezett.

Ezt követően a meghívott személy kap egy email üzenetet az alábbi tartalommal és egy linkkel a file megnyitásához.

share3

Ha olyan domaint próbálunk használni, amit nem engedélyezett a global administrator, vagy a site collection administrator, akkor a következő eredményhez jutunk.

share5

 

Természetesen a domain alapú megosztás engedélyezését alkalmazhatjuk az “Onedrive for Business-hez” is, ebben az esetben a ‘https://kozakjanos1-my-sharepoint.com’ site collectiont kell megosztanunk és a domén korlátozást alkalmaznunk rá.

share4

 

Ennek eredménye az lesz, hogy az összes felhasználó csak a saját szervezeten belül, illetve a yahoo.com domain-nel rendelkező felhasználókkal fog tudni fájlokat megosztani az “Onedrive for Business-en” keresztül.