SharePoint Online Power BI webpart

Már több mint egy éve várom, hogy megjelenjen a Power BI webpart és végre itt az előzetes verzió, ami teljesen működőképes és jól használható.

Power BI reportok megjelenítése SharePoint siteokon:

  1. Lépés: készítsük el a reportokat a Power BI-ba (gyakorlatilag bármilyen struktúrált adatforrásból készíthetünk, legyen szó Dynamics CRM, Salesforce, Dynamics AX, SAP, Excel file, stb.)
  2. Lépés: Jelenítsük meg a kiválasztott SharePoint Online siteon az adott reportot.
    Ehhez annyit kell tennünk, hogy Power BI-ban kiválasszuk az adott reportot, majd az “Embend in SharePoint Online” lehetőséget.

 

Ekkor kapunk egy linket, amit meg kell adnunk a SharePoint Online oldalunkon, mint bemenő paraméter a Power BI webpartnak.

Megkötések:

  • A Power BI web csak a modern felületen lesz elérhető, csak ott van lehetőségünk használni.
  • Csak azok a felhasználók tudják megtekinteni a SharePoint portálon a reportokat, akinek “Power BI pro” előfizetésük van.
  • Egyelőre csak úgy elérhető a webpart, ha be van kapcsolva az “Office 365 admin centerben” az “Office 365 First Release” lehetőség.

IP alapú elérés korlátozás SharePoint onlinehoz

SharePoint online-ra és OneDrive for Business-re tudunk alkalmazni egy olyan beállítást is, hogy csak bizonyos IP címről, vagy IP tartományból lehessen elérni azokat.

A beállítás megtételéhez annyit kell tennünk, hogy belépünk az adott Office 365 tenant (előfizetés) admin.sharepoint.com portáljára, majd a “device access” lehetőséget válaszuk, majd a “Control access based on network location” rész alatt bejelöljük az “Only allow access from specific IP address locations” checkboxot és megadjuk azt az IP-t, ahonnan engedélyezzük a csatlakozást.

A fönti ábrának megfelelően, ebben az esetben csak a “217.20.131.77”-es publikus IP címről lesz lehetőségünk elérni az OneDrive for Business és SharePoint online erőforrásainkat.

Más IP címről próbálkozva az alábbi hibaüzenettel fogunk találkozni:

Webes felületen:

Onedrive for Business kliens programban:

Megosztás szervezeten kívüli felhasználókkal

Egy remek lehetőség a SharePoint onlineban és természetesen az Onedrive for Business-ben is, hogy domain szerint is korlátozhatjuk azoknak a felhasználóknak a körét, akikkel a cégen belül fájlokat oszthatunk meg.
Nagyon sok előnye van ennek a megoldásnak, hisz egyre több helyen találkozom olyan szervezetekkel, (sőt általában minden nagyvállalat ilyen) hogy több domaint használnak és nem minden domainnel szeretnének átállni office 365-re, illetve nem minden felhasználót szeretnének szinkronizálni a Microsoft felhőbe, viszont általában az együttműködés lehetőségét meg kell teremteni.

A beállítást megtehetjük a “SharePoint Admin Centerben”, illetve az egyes SharePoint Site Collectionon külön-külön.

Admin Centerben:

admincenter_share

Az egyes SharePoint Site Collection-on:

Nyissuk meg a SharePoint Admin Centert, majd jelöljük ki a kívánt Site collectiont:

sitecollection

Majd válasszuk a “Sharing” lehetőséget és állítsuk be, hogy a szervezeten kívül csak a yahoo.com domainel engedélyezzük a megosztást.

Lépjünk be a kiválasztott site collectionba és osszunk meg egy fileot, pl. a janos.kozak@yahoo.com címmel.

share2

Kapunk egy figyelmeztetést, hogy a cím nem tagja a szervezetnek, de a megosztás ettől függetlenül engedélyezett.

Ezt követően a meghívott személy kap egy email üzenetet az alábbi tartalommal és egy linkkel a file megnyitásához.

share3

Ha olyan domaint próbálunk használni, amit nem engedélyezett a global administrator, vagy a site collection administrator, akkor a következő eredményhez jutunk.

share5

 

Természetesen a domain alapú megosztás engedélyezését alkalmazhatjuk az “Onedrive for Business-hez” is, ebben az esetben a ‘https://kozakjanos1-my-sharepoint.com’ site collectiont kell megosztanunk és a domén korlátozást alkalmaznunk rá.

share4

 

Ennek eredménye az lesz, hogy az összes felhasználó csak a saját szervezeten belül, illetve a yahoo.com domain-nel rendelkező felhasználókkal fog tudni fájlokat megosztani az “Onedrive for Business-en” keresztül.

Képek PowerApps űrlapon

Adott egy SharePoint névjegykártya igénylő megoldás, amihez szeretnék készíteni egy PowerApps alkalmazást is, hogy egy kicsit modernebb felületen lehessen megtámogatni a mobil telefont használó kollégák körét.

Viszonylag egyszerűen implementálható a dolog, hisz az első néhány lépést nagyon egyszerű megtenni hozzá, mivel maga a SharePoint app már rendelkezésre áll.

Amit tennem kell:

  1. Nyissuk meg a “Névjegykártya kezelő” alkalmazást, majd a felületről indítsuk el a powerApps-et:businesscard12. Csinosítsuk az űrlapot saját tetszésünk szerint

A következő feladat az lenne, hogy el kellene a form alján helyeznem két féle sablon képet, amiből ki lehet választani, hogy milyen formátum alapján készüljön el az új névjegykártyánk.

A végeredmény ez lesz és ezt szeretném megkapni:

businesscard2

A lényeg, hogy a felhasználó láthassa a két sablon képet a form alján (Classic és New) és ezek szerint a “Template” választóban el tudja dönteni, hogy számára mi lenne az ideális formátum.

Képek elhelyezése a formon:

1. Töltsük fel a képeket a “Powerapps média könyvtárába”, ehhez válasszuk a “Content” tabot, majd a “Media” lehetőséget

businesscard3

2. A képek feltöltése után, szúrjuk be a “image” media elemet az ürlapba

businesscard4

3. Most már egyszerűen hivatkozhatunk a képekre, elegendő csak a nevüket megadni (ne adjunk meg kiterjesztést) ahhoz, hogy megjelenjenek a vezérlőben

businesscard5

Természetesen annyi “image” vezérlőt kell elhelyeznünk ahány sablon képet meg szeretnénk jeleníteni az űrlapon.

SharePoint Online Site Collection limit

Pár hónappal ezelőtt a Microsoft bejelentette, hogy megemeli a SharePoint Online Site Collection sotrage limitet 25 TB-ra. Ez egy nagyon örvendetes hír számomra, de sajnos sokan félre értették és úgy csapódott le, hogy az alap 1 TB (amit kapunk az Office 365 előfizetésünkhez) az fog emelkedni 25 TB-ra.

Az alap előfizetésünk továbbra is marad 1 TB + User szám alapon, viszont eddig egy site collection mérete sem lehetett több mint 1 TB, volt egy ilyen technikai korlát.


Egész egyszerűen arról van szó, hogy egyre többen használják ki a SharePoint Onlinehoz tartozó plusz szolgáltatásokat, Pl. A video Portált (A video portálról ebben a postomban írok részletesen), amihez már sokszor kevésnek bizonyult az alap 1 TB méret.

 

25-tb-size-limit-graphic

SharePoint Weboldalak

Amikor létrehozunk sablonból egy SharePoint Team Siteot azonnal létrejön a háttérben két weboldal is, név szerint a Home.aspx valamint egy “How To Use This Library.aspx” névre hallgató  weboldal, amiben részletesen le van írva, hogy hogyan lehet szerkeszteni egy wikioldalt.
A fájlok létezését a “Site Contents” menüpont alatt a “Site Pages” wiki libary alatt tudjuk ellenőrizni.

site_pages1

Ezen a képben már tisztán látszik, hogy tulajdonképpen a létrehozott weboldalak is egy listában tárolódnak, mint bármely más dokumentum és rendelkeznek alapvető metaadatokkal, amik tartalmazzák, hogy az adott weboldal mikor lett létrehozva, ki módosította és mikor utóljára, valamint egyéb hasznos tulajdonságokkal is jellemzik az adott lista elemekt.
Azt,  hogy milyen tulajdonságok jelennek meg az egyes weboldalak mellett a listában, természetesen a listához tartozó nézet hatoráozza meg, amit tetszés szerint megváltoztathatunk, az alábbiak szerint.

site_pages7

Nézzük meg egy kicsit még közelebbről, ehhez válasszuk a “Libary Settings” lehetőséget.

site_pages2

Ekkor már az is tisztán látható, hogy alapvetően egy olyan dokumentumtárban vagyunk, amiben be van állítva 3 tartalamtípus, ezáltal 3 teljesen külön sablon szerinti fájlt hozhatunk létre és az alapértlmezett dokumentumtípus a “Wiki Page” névre hallgat.

site_pages3

Így, ha létre szertnénk hozni egy új oldalt a Site libary-ban, akkor a következő lehetőségek közül választhatunk:

site_pages4

A Wiki Page lehetőséget választva, csak egyetlen nevet kell megadnunk az oldal létrehozásához, majd el is kezdhetjük szerkeszteni az wiki oldalt, amiben nagy segítségünkre lehet a “How To Use This Library.aspx” leírás.

A Web Part Page opcióra kattintva már több paramétert kell megadnunk:

site_pages5

A Site Pages menüponttal pedig egy moder felülettel rendelkező, teljesen újszerű weboldalt hozhatunk létre.

site_pages6

SharePoint Video Portal

Egy viszonylag új szolgáltatás révén lehetőségünk van az előre rögzített vállalati videókat egy központi, úgynevezett “SharePoint videoportálra” elhelyezni.

A videoportált a SharePoint online admin centerben aktiválhatjuk az alábbiak szerint.
Lényegében annyit kell tennünk, hogy bekapcsoljuk az “azure media services” támogatást, ami az egész megoldás “motorját” biztosítja.

 

azuremediaservices1

 

Megjegyzés: Az azure media services lényegében egy PaaS (Platform as a Service) szolgáltatás, amit alapvetően azure előfizetésen keresztül vehetünk igénybe.
Főbb képességei: előre rögzített, valamint live video streamok használata, AES, illetve PlayReady alapú tartalomvédelem és titkosítás, skálázhatóság, egyszerű megosztás, stb.

Ezt követően egy új “SharePoint Site Collectiont fogunk kapni”, a “Webhelycsoportok (Site Collectionok)” között:

azuremediaservices2

 

A portállal kapcsolatban a következő, főbb funkciókat kapjuk meg:

 

azuremediaservices3

 

A “Portál beállításainál” szabályozhatjuk, hogy ki és milyen jogosultságokkal férjen hozzá a portálhoz.
Ki tudjon csatornákat létrehozni (Csatorna-rendszergazdák) és ki tudja a “home (otthon)” fő oldalt, valamint a csatornák  engedélyeit szerkeszteni (Videó-rendszergazdák).

A Csatornák, tulajdonképpen az egyes témaköröket, gyűjteményeket jelentik, azt hogy milyen szempontok szerint szeretnénk összegyűjteni az egyes videóinkat.
Amikor egy videót fel szeretnénk tölteni, minden esetben meg kell adni, hogy milyen csatornába szeretnénk elhelyezni az adott fájlt, valamint egy címmel és egy leírással láthatjuk még el.

A videó feltöltése után egy elég hosszadalmas kódolási folyamat indul (természetesen ez a video méretétől függ) el a háttérben, amit meg kell várni, mielőtt megtekinthetővé válna a feltöltött tartalom.

A videó tartalmakat lehetőségünk van feliratokkal is ellátni, valamint azonnal megoszthatjuk, illetve beágyazhatjuk különböző websiteokba.

azuremediaservices4