IP alapú elérés korlátozás SharePoint onlinehoz

SharePoint online-ra és OneDrive for Business-re tudunk alkalmazni egy olyan beállítást is, hogy csak bizonyos IP címről, vagy IP tartományból lehessen elérni azokat.

A beállítás megtételéhez annyit kell tennünk, hogy belépünk az adott Office 365 tenant (előfizetés) admin.sharepoint.com portáljára, majd a “device access” lehetőséget válaszuk, majd a “Control access based on network location” rész alatt bejelöljük az “Only allow access from specific IP address locations” checkboxot és megadjuk azt az IP-t, ahonnan engedélyezzük a csatlakozást.

A fönti ábrának megfelelően, ebben az esetben csak a “217.20.131.77”-es publikus IP címről lesz lehetőségünk elérni az OneDrive for Business és SharePoint online erőforrásainkat.

Más IP címről próbálkozva az alábbi hibaüzenettel fogunk találkozni:

Webes felületen:

Onedrive for Business kliens programban:

Megosztás szervezeten kívüli felhasználókkal

Egy remek lehetőség a SharePoint onlineban és természetesen az Onedrive for Business-ben is, hogy domain szerint is korlátozhatjuk azoknak a felhasználóknak a körét, akikkel a cégen belül fájlokat oszthatunk meg.
Nagyon sok előnye van ennek a megoldásnak, hisz egyre több helyen találkozom olyan szervezetekkel, (sőt általában minden nagyvállalat ilyen) hogy több domaint használnak és nem minden domainnel szeretnének átállni office 365-re, illetve nem minden felhasználót szeretnének szinkronizálni a Microsoft felhőbe, viszont általában az együttműködés lehetőségét meg kell teremteni.

A beállítást megtehetjük a “SharePoint Admin Centerben”, illetve az egyes SharePoint Site Collectionon külön-külön.

Admin Centerben:

admincenter_share

Az egyes SharePoint Site Collection-on:

Nyissuk meg a SharePoint Admin Centert, majd jelöljük ki a kívánt Site collectiont:

sitecollection

Majd válasszuk a “Sharing” lehetőséget és állítsuk be, hogy a szervezeten kívül csak a yahoo.com domainel engedélyezzük a megosztást.

Lépjünk be a kiválasztott site collectionba és osszunk meg egy fileot, pl. a janos.kozak@yahoo.com címmel.

share2

Kapunk egy figyelmeztetést, hogy a cím nem tagja a szervezetnek, de a megosztás ettől függetlenül engedélyezett.

Ezt követően a meghívott személy kap egy email üzenetet az alábbi tartalommal és egy linkkel a file megnyitásához.

share3

Ha olyan domaint próbálunk használni, amit nem engedélyezett a global administrator, vagy a site collection administrator, akkor a következő eredményhez jutunk.

share5

 

Természetesen a domain alapú megosztás engedélyezését alkalmazhatjuk az “Onedrive for Business-hez” is, ebben az esetben a ‘https://kozakjanos1-my-sharepoint.com’ site collectiont kell megosztanunk és a domén korlátozást alkalmaznunk rá.

share4

 

Ennek eredménye az lesz, hogy az összes felhasználó csak a saját szervezeten belül, illetve a yahoo.com domain-nel rendelkező felhasználókkal fog tudni fájlokat megosztani az “Onedrive for Business-en” keresztül.

Újdonságok – új témák

Folyamatosan jönnek az újdonságok minden téren, odáig jutottam, hogy már szinte követni sem tudom.

Nem rég történt egy eseményen, hogy túl őszinte voltam és elmondtam, hogy Pl. a Direct query mint olyan egy nagyon jópofa dolog a power bi-ban, de vannak limitációi, mint például az hogy nem kezeli a relációkat az adott adatbázis, vagy excel táblák között, majd kiderül hogy már 1,5 hónapja kezeli 🙂
Így nem őszinte voltam, csak nem néztem elég gyakran a power bi által nyújtott új funkciókat.

Ezennel új kategóriákat is fogok indítani, az egyik ezek közül a föntebb említett power bi lesz, a mási a Dynamics 365, ami november 1-től ér és virágzi és nem csak egy marketing fogás (jó az is 🙂 ) de egy szemlélet váltás is a Microsoft megoldásokon belül. Nem beszélve arról hogy a Dynamics termékek licencelését majd hogy nem kezdhetjük nulláról újra tanulni.

 

 

OneDrive for Business Verzió Management

Az OneDrive vállalati verziójában ugyan olyan egyszerű használni az egyes dokumentum verziókra történő visszaállást, mint egy standard SharePoint siteon. Na jó, ez nem teljesen igaz, mivel egy kicsit el van dugva a menüpont ahol be lehet kapcsolni az adott dokumentumtárra a verzió history-t.
A jó hír viszont az, hogy alapesetben, mint minden SharePoint siteon, így a “OneDrive for Business-ben” is alapértelmezésként engedélyezve van az összes dokumentumtárra (már a létrehozás pillanatától) a verzió kezelés.
Esetlegesen, ha valaki nem csak fő verziókat szeretne kezelni, akkor a következőképpen változtathat a verzió beállításokon:

  1. Válasszuk a fogaskerék ikont, majd a “Site Contents” lehetőséget:Onedrive settings
  2. jelöljük ki az adott dokumentumtárat és ellenőrizzük annak beállításaitDocuments Settings
  3. Kattintsunk a “Versioning Settings” hivatkozásra, majd válasszuk ki az általunk preferált verziózási formát (alapértelmezés a fő verziók kezelése és a gyakorlat azt mutatja, hogy ez eseteg többségében ez meg is szokott felelni a felhasználóknak)onedrive_versioning

     

  4. Ezt követően a egy tetszőleges dokumentumot kiválasztva ellenőrizhetjük, hogy ténylegesen rendelkezésre állnak-e az adott dokumentum verziók (minden módosításkor létre fog jönni egy verzió a fönti beállítás szerint)onedrive_version
  5. Ha a Word alkalmazásban nyitjuk meg a kiválasztott verziót, akkor rögtön lehetőségünk nyílik az egyes verziók részletes összehasonlításával:

onedrive_word

 

Céges dokumentumok megosztásának korlátozása Onedrive for Businessben

Annak érdekében, hogy véletlenül se oszthassanak meg a kollégáink külső partnerekkel céges dokumentumokat, első körben nem árt ki kapcsolni a https://tenantname-my.sharepoint.com  (Pl. https://contoso-my.sharepoint.com) Site Collectionon az External Sharinget, a “Don’t allow sharing outside your organization” lehetőséggel, így elérhetjük azt hogy az “Onedrive for Business” megoldásából senki ne tudjon külső felhasználókkal dokumentumokat megosztani.

Ez a megoldás inkább csak a véletlen megosztás ellen véd, de egy nagyobb cégnél nagyon jól jöhet, mint opció.

Különbség OneDrive és OneDrive for Business között

A név megtévesztő lehet, de gyakorlatilag nem sok köze van a két megoldásnak egymáshoz, az OneDrive egy személyes használatra kialakított tárhely megoldás, az “OneDrive for Business” pedig egy SharePointra épülő vállalati alkalmazás.
(Leginkább a Skype és a „Skype for Business” kapcsolatához tudnám hasonlítani, amiről tudjuk, hogy a Skype egy régről ismert személyes használatra alkalmazott csevegő és videó konferenciaalkalmazás a „Skype for Business” pedig a „Microsoft Lync client” új verziójának a neve.)

Mindkettőnek meg vannak a maga előnyei és hátrányai.

Storage méret:

  • klasszikus OneDrive: 15 GB
  • OneDrive for Business: 1 TB/User (jobban mondva már unlimited)

Mindkettőhöz van külön desktop kliens, talán a legjelentősebb különbség ezen a téren, hogy az “OneDrive for Business for Mac OSX-hez” még nincs teljes értékű kliens,

https://onedrive.live.com/about/en-gb/download/

de a már „preview” van és le is lehet tölteni a következő címről:

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=45519

Próbáltam, teszteltem és jól működött!

Közelebbről megnézve egy “OneDrive for Business” megoldást azt fogjuk tapasztalni, hogy gyakorlatilag egy dedikált SharePoint siteot kapunk (természetesen nincs annyi lehetőségünk, de felépítésre szinte ugyan az).

A bal oldali gyors menü tekintetében van jelentős különbség még:

onedirveforbusiness

Ebben a menüben a saját dokumentumaimat, a legutóbbi dokumentumokat, azokat a dokumentumokat amiket velem osztott meg valaki, az általam érdekesnek talált és “followed-nak” megjelölt dokumentumokat, site foldereket, valamint a törölt dokumentumaimat tekinthetem meg.

Nagyon sok különbség van még a két termék között és az itt látható linken https://onedrive.live.com további információt lehet kapni mindkét megoldással kapcsolatban.