Office 365 jelszóházirend

Az Office 365 global adminisztrátoroknak lehetőségük van testre szabni az admin portálon, hogy a felhasználókhoz tartozó jelszavak hány nap múlva járjanak le, valamint, hogy mennyivel előtte kapjanak értesítést arról, hogy meg kell változtatni a jelszavukat.

Jelszóházirend beállításának módjai:

  1. Office 365 admin portálon keresztül
  2. PowerShell használatával

Office 365 Admin Portál használatával

Jelentkezzünk be az admin portálra (https://portal.office.com/adminportal/home)

Lépjünk a “Settings” (beállítások) részbe, majd válaszuk a Security and privacy (Biztonság és adatvédelem) menüpontot, majd kattintsunk a “Password policy” (Jelszóházirend), Edit (Szerkesztés) gombjára.

A jelszó lejárati időt 14 és 730 nap közötti értékre lehet beállítani

Az értesítést pedig 1 és 30 nap között lehet variálni

Azt is be lehet állítani (bár nem célszerű), hogy a felhasználók jelszava soha ne járjon le.

PowerShell használatával

Adjuk ki a “Connect-MsolService” parancsot.

Felhasználónév és jelszó megadása:

Az összes felhasználónak nem jár le, ha a következő parancsot megadjuk:

Get-MSOLUser | Set-MsolUser -PasswordNeverExpires $true

Adott felhasználónak ne járjon le a jelszava:

Set-MsolUser -UserPrincipalName <user ID> -PasswordNeverExpires $true

A jelszó lejárati idő megadása:

Set-MsolPasswordPolicy -DomainName <Domain Name> -ValidityPeriod <Number of Days>

Értesítés beállítása

Set-MsolPasswordPolicy -DomainName <Domain Name> -NotificationDays <Number of Days>
Reklámok

Microsoft Task management (harmadik rész)

Wunderlist

Alapvetően egy Microsoft által megvásárolt szolgáltatásról beszélünk, ami egy remek megoldás saját, valamint családunk tennivalóinak kezelésére. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy az üzleti életben nem használhatjuk.
Az alkalmazás a következő eszközök használatával érhető el:

Többet nem is nagyon írnék az alkalmazásról, egyrészt azért, mivel szabadon kipróbálható, valamint teljesen ingyenes változata is van, más részt pedig a Microsoft nem sokára meg fogja szüntetni és egy új megoldást fog helyette élesíteni, ami szintén kipróbálható és a “To-Do” névre hallgat.

To-Do task management

A “To-Do” a wunderlist helyett fog szerepelni a Microsoft palettán, de egyelőre mindkettő elérhető és használható.
Személy szerint azt javaslom mindenkinek, hogy használja nyugodtan a wunderlistet, mivel a “To-Do” megoldásból egyelőre még csak előzetes verzió érhető el és a subtaskokat sem képes kezelni, viszont a wunderlsit igen.
A “To-Do” végleges verziója, remélhetőleg fogja tudni az összes eddigi wunderlist képességet is.

A lényeg, hogy ha valaki a mostani wunderlist feladatainak kezelésén keresztül szeretné kipróbálni a “To-Do” megoldást, akkor lehetőség van importálni a taskokat.

Ki tudjuk választani, hogy mely listákban lévő feladatokat szeretnénk importálni, de akár választhatjuk az összes feladat kiválasztása (“Select all”) lehetőséget is.

 

Mivel a “To-Do” még egyelőre nem kezeli a “subtaskokat”, ezért el kell döntenünk, hogy hogyan kerüljenek importálásra az új szolgáltatásba.

Az importálás viszonylag kevés időt fog igénybe venni.

A Saját véleményem az, hogy ezeket a megoldásokat inkább akkor célszerű használni, ha nem rendelkezünk Office 365 előfizetéssel, vagy nincs a cégünknél Exchange server, mivel akkor már eleve adottak ezek a lehetőségek és nem kell még egy felületet supportálni, valamint összezavarni vele a felhasználókat 🙂

Arra minden további nélkül van lehetősége, hogy Wunderlistből adatokat adjunk át SharePoint, Outlook, Planner, stb. irányba és standard módona a feladat létrehozására, elkészülésére, valamint az emlékeztetőkre van lehetőségünk feliratkozni.

 

Microsoft Task management (második rész)

Feladatok kezelése Planner segítségével

Egy nagyszerű megoldás, ha kis, rövidtávú projectjeink vannak a Microsoft Planner, amely teljesen az Office 365 Groupsra épül és az ott létrejövő erőforrásokat használja.

Maga a szolgáltatás egy külön URL címről érhető el, de természetesen megjelenik az Office 365 menünkben is.

Részletesen az Office 365 Plannerről itt olvashatsz.

Planner és a Microsoft Teams

A Microsoft Teams nem egy task management megoldás, viszont kollaborációs szempontból nagyon meghatározó szerepe van, ezért érdemesnek tartom, hogy külön írjak róla néhány sort.

A Microsoft teams egy chate base kollaborációs program és több kapcsolódási pontja is van a Plannerrel.
Az első, hogy egy Plant létre tudunk úgy is hozni, hogy egy már létező Office 365 groupst használunk fel az új teams használatához.

Megjegyzés: Ezt a lehetőséget csak akkor kínálja föl számunkra a teams alkalmazás, ha legalább egy Office 365 groups adminisztrátorai vagyunk.

Azt pedig már tudjuk, hogy ha egy plant hozunk létre, akkor automatikusan léter fog jönni hozzá a háttérben az Office 365 groups az összes erőforrásával együtt.

 

Ezzel a módszerrel az adott plan, külön tabon fog megjelenni az értintett teams résznél az  alkalmazásunkban.

 

Planner és a SharePoint

Lehetőség van a közös SharePoint listáink, dokumentum táraink, stb. adott történéseire (létrehozás, frissítés, stb.) is fel iratkozni és annak hatására Planner taskokkal műveletet végezni.
Ezzel a megoldással sanszunk van arra is, hogy ha SharePointban létrehozunk egy adott feladatot, akkor az összes, vagy bizonyos feltétleknek megfelelőek, kerüljenek át az adott palnebe is mint feladat.

Planner és az Outlook

Szintén egy remek felhasználás lehet arra az esetre, hogy az egyes Outlook tevékenységek hatására tudunk létrehozni, frissíteni, stb. Planner taskokat.
Pl. Ha van egy rendezvény, ami szerepel a közös naptárunkba és már előre tudjuk, hogy adott személyeknek lesz vele dolga már pár héttel előre, akkor meg tudjuk azt tenni, hogy két héttel előtte vegyen fel az adott plan-be különféle feladatokat az egyes kollégák számára.

 

Microsoft Task management (első rész)

Mostanában egyre gyakrabban találkozom azzal a kérdéssel, hogy a “Microsoftnak milyen feladat kezelő megoldásai vannak és mikor melyiket érdemes használni?”

Ezért úgy döntöttem, hogy összeszedem, teljesen az alapoktól kezdve és folyamatosan publikálom az egyes lehetőségeket, illetve, hogy jelen állás szerint milyen meglévő task management eszközt, mely más eszközzel együtt lehet használni.

Outlook task management

Alapvetően ezt a megoldást akkor célszerű használni, ha 1:1 típusú feladatokat szeretnénk kiosztani, tehát van egy kollégám akinek szeretnék adni egy feladatot, aminek folyamatosan kíváncsi vagyok az állapotára, hogy hány %-nál tart, vagy egyszerűen csak a saját magam számára szeretném rögzíteni, hogy mikor milyen feladataim vannak/lesznek.

Feladatokat felvehetek saját magam számára, valamint kioszthatok más személynek egyaránt.

A kiküldött feladatot, természetesen az adott személynek el kell fogadnia, illetve tovább is delegálhatja valaki számára.

A delegált feladatokat megjeleníthetjük a saját teendőink között, valamint kérhetünk státusz emailt, ha le lett zárva egy feladat.

Megjegyzés: Sajnos, “Outlook 2016 for Mac” alatt nem működik az “Assign Task” (feladat delegálása) funkció, csak saját magunk számára vehetünk fel feladatokat.

SharePoint task management

Az alap SharePoint task managementnek akkor vesszük igazán hasznát, ha csapatban dolgozunk és adott esetben egymástól át kell vennünk bizonyos feladatokat.

A csoport fókuszú feladatlistát, nagyon egyszrűen létre tudjuk hozni, mivel van rá sablon.

Az itt elkészített feladatokat minden (jogosultsággal rendelkező) felhasználó tudja szinkronizálni az Outlook kliensébe is.
Ezzel a megoldással, még arra sincs szükség, hogy fellépjünk a SharePoint portálra, mindent el tudunk végezni Outlookot használva.

 

 

 

 

SharePoint Team Site Office 365 Groupshoz

Érdemes rajta tartani a szemünket az Office 365 Groups bővülő szolgáltatásain, mivel mára már teljesen összeolvadt az Office 365 egyéb eszközeivel, most épp azzal bővült a paletta, hogy létrehozáskor nem csak egy SharePoint dokumentum tárat kapunk, hanem egy komplett Time Siteot.

A Groups létrehozása a szokásos, kezdeményezhetjük OWA oldalról, vagy az Outlook kliensünkből, de akár a rendszergazdáinktól is kérhetjük, hogy hozzanak egyet létre számunkra az admin portálon keresztül.

Nézzük meg a fejlesztést közelebbről:

groups_sharepointsite

 

A fönti menü sávon megjelent egy új lehetőség, a “Webhelyek”, ami egy teljes értékű, már alapértelmezetten egy “modern felhasználó felülettel” rendelkezik.

groups_sharepointsite2

 

A Site teljesen együtt működik a groups meglévő elemeivel, így ha a Team Site alapértelmezett dokumentum tárába veszek fel elemeket az megjelenik, a groups alapértelmezett dokumentum tárába, a “Fájlok menüpont” (jobban mondva nem csak megjelenik, hanem lényegében ugyan azt a tárat töltjük).

 

groups_sharepointsite3

groups_sharepointsite4

Természetesen nincs ez másként az OneNote jegyzetek esetében sem, azok is ugyanazt a tárat használják.

Újdonságok – új témák

Folyamatosan jönnek az újdonságok minden téren, odáig jutottam, hogy már szinte követni sem tudom.

Nem rég történt egy eseményen, hogy túl őszinte voltam és elmondtam, hogy Pl. a Direct query mint olyan egy nagyon jópofa dolog a power bi-ban, de vannak limitációi, mint például az hogy nem kezeli a relációkat az adott adatbázis, vagy excel táblák között, majd kiderül hogy már 1,5 hónapja kezeli 🙂
Így nem őszinte voltam, csak nem néztem elég gyakran a power bi által nyújtott új funkciókat.

Ezennel új kategóriákat is fogok indítani, az egyik ezek közül a föntebb említett power bi lesz, a mási a Dynamics 365, ami november 1-től ér és virágzi és nem csak egy marketing fogás (jó az is 🙂 ) de egy szemlélet váltás is a Microsoft megoldásokon belül. Nem beszélve arról hogy a Dynamics termékek licencelését majd hogy nem kezdhetjük nulláról újra tanulni.

 

 

Planner

Az előző blog bejegyzésemben a teljesség igénye nélkül, írtam az Office 365 groups megoldásról, ami egy remek csoportmunka támogató termék.
A Planner, task managementtel egészíti ki a groups-ot, tehát amikor létrehozok egy új plant a plannerben, akkor az azzal fog járni, hogy első lépésként létrehoz egy groups csoportot, majd kiegészíti azt task managementtel, vagy ha már vannak meglévő gorupsaim, akkor a plannerbe bejelentkezve megfogja jeleníteni azaokat és az egyes elemekre kattintva már készíthetem is a taskokat azokhoz a csoportokhoz.

Röviden: A planner egy teljesen új “task kezelő rendszer”, de az alapját az office 365 groups képzi, annak egyes elemeit használja fel és integrálja a saját felületén is.

Első lépésként regisztrálni kell magunkat a http://tasks.office.com címre (úgy a legjobb ha előre be vagy jelnetkezve az Office 365 accountunkkal és nyitunk egy új tabot a böngészőben).

A regisztráció megtörténte után, már hozzá tudjuk rendelni az egyes accountokhoz a planner licenceket.

Planner megnyitása a szokásos office 365 “menüből” történik:

planner

 

 

 

 

Planner használatközben:

planner2