Microsoft Task management (harmadik rész)

Wunderlist

Alapvetően egy Microsoft által megvásárolt szolgáltatásról beszélünk, ami egy remek megoldás saját, valamint családunk tennivalóinak kezelésére. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy az üzleti életben nem használhatjuk.
Az alkalmazás a következő eszközök használatával érhető el:

Többet nem is nagyon írnék az alkalmazásról, egyrészt azért, mivel szabadon kipróbálható, valamint teljesen ingyenes változata is van, más részt pedig a Microsoft nem sokára meg fogja szüntetni és egy új megoldást fog helyette élesíteni, ami szintén kipróbálható és a “To-Do” névre hallgat.

To-Do task management

A “To-Do” a wunderlist helyett fog szerepelni a Microsoft palettán, de egyelőre mindkettő elérhető és használható.
Személy szerint azt javaslom mindenkinek, hogy használja nyugodtan a wunderlistet, mivel a “To-Do” megoldásból egyelőre még csak előzetes verzió érhető el és a subtaskokat sem képes kezelni, viszont a wunderlsit igen.
A “To-Do” végleges verziója, remélhetőleg fogja tudni az összes eddigi wunderlist képességet is.

A lényeg, hogy ha valaki a mostani wunderlist feladatainak kezelésén keresztül szeretné kipróbálni a “To-Do” megoldást, akkor lehetőség van importálni a taskokat.

Ki tudjuk választani, hogy mely listákban lévő feladatokat szeretnénk importálni, de akár választhatjuk az összes feladat kiválasztása (“Select all”) lehetőséget is.

 

Mivel a “To-Do” még egyelőre nem kezeli a “subtaskokat”, ezért el kell döntenünk, hogy hogyan kerüljenek importálásra az új szolgáltatásba.

Az importálás viszonylag kevés időt fog igénybe venni.

A Saját véleményem az, hogy ezeket a megoldásokat inkább akkor célszerű használni, ha nem rendelkezünk Office 365 előfizetéssel, vagy nincs a cégünknél Exchange server, mivel akkor már eleve adottak ezek a lehetőségek és nem kell még egy felületet supportálni, valamint összezavarni vele a felhasználókat 🙂

Arra minden további nélkül van lehetősége, hogy Wunderlistből adatokat adjunk át SharePoint, Outlook, Planner, stb. irányba és standard módona a feladat létrehozására, elkészülésére, valamint az emlékeztetőkre van lehetőségünk feliratkozni.

 

Microsoft Task management (második rész)

Feladatok kezelése Planner segítségével

Egy nagyszerű megoldás, ha kis, rövidtávú projectjeink vannak a Microsoft Planner, amely teljesen az Office 365 Groupsra épül és az ott létrejövő erőforrásokat használja.

Maga a szolgáltatás egy külön URL címről érhető el, de természetesen megjelenik az Office 365 menünkben is.

Részletesen az Office 365 Plannerről itt olvashatsz.

Planner és a Microsoft Teams

A Microsoft Teams nem egy task management megoldás, viszont kollaborációs szempontból nagyon meghatározó szerepe van, ezért érdemesnek tartom, hogy külön írjak róla néhány sort.

A Microsoft teams egy chate base kollaborációs program és több kapcsolódási pontja is van a Plannerrel.
Az első, hogy egy Plant létre tudunk úgy is hozni, hogy egy már létező Office 365 groupst használunk fel az új teams használatához.

Megjegyzés: Ezt a lehetőséget csak akkor kínálja föl számunkra a teams alkalmazás, ha legalább egy Office 365 groups adminisztrátorai vagyunk.

Azt pedig már tudjuk, hogy ha egy plant hozunk létre, akkor automatikusan léter fog jönni hozzá a háttérben az Office 365 groups az összes erőforrásával együtt.

 

Ezzel a módszerrel az adott plan, külön tabon fog megjelenni az értintett teams résznél az  alkalmazásunkban.

 

Planner és a SharePoint

Lehetőség van a közös SharePoint listáink, dokumentum táraink, stb. adott történéseire (létrehozás, frissítés, stb.) is fel iratkozni és annak hatására Planner taskokkal műveletet végezni.
Ezzel a megoldással sanszunk van arra is, hogy ha SharePointban létrehozunk egy adott feladatot, akkor az összes, vagy bizonyos feltétleknek megfelelőek, kerüljenek át az adott palnebe is mint feladat.

Planner és az Outlook

Szintén egy remek felhasználás lehet arra az esetre, hogy az egyes Outlook tevékenységek hatására tudunk létrehozni, frissíteni, stb. Planner taskokat.
Pl. Ha van egy rendezvény, ami szerepel a közös naptárunkba és már előre tudjuk, hogy adott személyeknek lesz vele dolga már pár héttel előre, akkor meg tudjuk azt tenni, hogy két héttel előtte vegyen fel az adott plan-be különféle feladatokat az egyes kollégák számára.

 

Microsoft Task management (első rész)

Mostanában egyre gyakrabban találkozom azzal a kérdéssel, hogy a “Microsoftnak milyen feladat kezelő megoldásai vannak és mikor melyiket érdemes használni?”

Ezért úgy döntöttem, hogy összeszedem, teljesen az alapoktól kezdve és folyamatosan publikálom az egyes lehetőségeket, illetve, hogy jelen állás szerint milyen meglévő task management eszközt, mely más eszközzel együtt lehet használni.

Outlook task management

Alapvetően ezt a megoldást akkor célszerű használni, ha 1:1 típusú feladatokat szeretnénk kiosztani, tehát van egy kollégám akinek szeretnék adni egy feladatot, aminek folyamatosan kíváncsi vagyok az állapotára, hogy hány %-nál tart, vagy egyszerűen csak a saját magam számára szeretném rögzíteni, hogy mikor milyen feladataim vannak/lesznek.

Feladatokat felvehetek saját magam számára, valamint kioszthatok más személynek egyaránt.

A kiküldött feladatot, természetesen az adott személynek el kell fogadnia, illetve tovább is delegálhatja valaki számára.

A delegált feladatokat megjeleníthetjük a saját teendőink között, valamint kérhetünk státusz emailt, ha le lett zárva egy feladat.

Megjegyzés: Sajnos, “Outlook 2016 for Mac” alatt nem működik az “Assign Task” (feladat delegálása) funkció, csak saját magunk számára vehetünk fel feladatokat.

SharePoint task management

Az alap SharePoint task managementnek akkor vesszük igazán hasznát, ha csapatban dolgozunk és adott esetben egymástól át kell vennünk bizonyos feladatokat.

A csoport fókuszú feladatlistát, nagyon egyszrűen létre tudjuk hozni, mivel van rá sablon.

Az itt elkészített feladatokat minden (jogosultsággal rendelkező) felhasználó tudja szinkronizálni az Outlook kliensébe is.
Ezzel a megoldással, még arra sincs szükség, hogy fellépjünk a SharePoint portálra, mindent el tudunk végezni Outlookot használva.

 

 

 

 

SharePoint Team Site Office 365 Groupshoz

Érdemes rajta tartani a szemünket az Office 365 Groups bővülő szolgáltatásain, mivel mára már teljesen összeolvadt az Office 365 egyéb eszközeivel, most épp azzal bővült a paletta, hogy létrehozáskor nem csak egy SharePoint dokumentum tárat kapunk, hanem egy komplett Time Siteot.

A Groups létrehozása a szokásos, kezdeményezhetjük OWA oldalról, vagy az Outlook kliensünkből, de akár a rendszergazdáinktól is kérhetjük, hogy hozzanak egyet létre számunkra az admin portálon keresztül.

Nézzük meg a fejlesztést közelebbről:

groups_sharepointsite

 

A fönti menü sávon megjelent egy új lehetőség, a “Webhelyek”, ami egy teljes értékű, már alapértelmezetten egy “modern felhasználó felülettel” rendelkezik.

groups_sharepointsite2

 

A Site teljesen együtt működik a groups meglévő elemeivel, így ha a Team Site alapértelmezett dokumentum tárába veszek fel elemeket az megjelenik, a groups alapértelmezett dokumentum tárába, a “Fájlok menüpont” (jobban mondva nem csak megjelenik, hanem lényegében ugyan azt a tárat töltjük).

 

groups_sharepointsite3

groups_sharepointsite4

Természetesen nincs ez másként az OneNote jegyzetek esetében sem, azok is ugyanazt a tárat használják.

Újdonságok – új témák

Folyamatosan jönnek az újdonságok minden téren, odáig jutottam, hogy már szinte követni sem tudom.

Nem rég történt egy eseményen, hogy túl őszinte voltam és elmondtam, hogy Pl. a Direct query mint olyan egy nagyon jópofa dolog a power bi-ban, de vannak limitációi, mint például az hogy nem kezeli a relációkat az adott adatbázis, vagy excel táblák között, majd kiderül hogy már 1,5 hónapja kezeli 🙂
Így nem őszinte voltam, csak nem néztem elég gyakran a power bi által nyújtott új funkciókat.

Ezennel új kategóriákat is fogok indítani, az egyik ezek közül a föntebb említett power bi lesz, a mási a Dynamics 365, ami november 1-től ér és virágzi és nem csak egy marketing fogás (jó az is 🙂 ) de egy szemlélet váltás is a Microsoft megoldásokon belül. Nem beszélve arról hogy a Dynamics termékek licencelését majd hogy nem kezdhetjük nulláról újra tanulni.

 

 

Planner

Az előző blog bejegyzésemben a teljesség igénye nélkül, írtam az Office 365 groups megoldásról, ami egy remek csoportmunka támogató termék.
A Planner, task managementtel egészíti ki a groups-ot, tehát amikor létrehozok egy új plant a plannerben, akkor az azzal fog járni, hogy első lépésként létrehoz egy groups csoportot, majd kiegészíti azt task managementtel, vagy ha már vannak meglévő gorupsaim, akkor a plannerbe bejelentkezve megfogja jeleníteni azaokat és az egyes elemekre kattintva már készíthetem is a taskokat azokhoz a csoportokhoz.

Röviden: A planner egy teljesen új “task kezelő rendszer”, de az alapját az office 365 groups képzi, annak egyes elemeit használja fel és integrálja a saját felületén is.

Első lépésként regisztrálni kell magunkat a http://tasks.office.com címre (úgy a legjobb ha előre be vagy jelnetkezve az Office 365 accountunkkal és nyitunk egy új tabot a böngészőben).

A regisztráció megtörténte után, már hozzá tudjuk rendelni az egyes accountokhoz a planner licenceket.

Planner megnyitása a szokásos office 365 “menüből” történik:

planner

 

 

 

 

Planner használatközben:

planner2

Office 365 groups

Csoportmunka. Ez az a szó, amit ha egy kolléga vagy egy ügyfél előtt kimondok, akkor kb. Azt gondolja, hogy “megint jönnek a nagy szavak és a csoportmunka eszközök, amikben kattingat, de az nekem úgy sem lesz jó, mert teljesen másként működnek a folyamataim…”.
Így talán az a legjobb, ha fordítva mutatom be a dolgot és példákat fogok írni arra, hogy milyen esetekben kínál az Office 365 groups megoldást.
Igen, a legjobb szó rá a megoldás, mivel nem egy csoportmunka eszközt fogok bemutatni, hiszen abból van elég (SharePoint, Exchange, Skype for business, stb), természetesen kellenek az eszközök, de az önmagában kevés, ha nem tudjuk, hogy mire és hogyan használjuk, valamint ha nins kapcsolat közöttük.

Vegyük elsőként a saját esetemet.
Jelenleg a Qualysoftnál dolgozom és szorosan együttműködöm a sales csapattal, ez azt jelenti, hogy vannak előre, heti rendszerességgel beütemezett megbeszéléseink és olyanok is amik hirtelen jönnek, de az egész sales csapatot érintik (közös naptár funció).
Ezeken a megbeszéléseken jegyzeteljük, hogy miket beszéltünk meg, miben maradtunk adott témákkal kapcsolatban (onenoete), de más fajta (word, excel, powerpoint, stb.) dokumentumok is keletkeznek, amiket jó lenne egy helyre menteni, egy sales dokumentum tárba (SharePoint, vagy onedrive for business funkció).
A megbeszéléseket követően szoktak lenni különböző egyeztetések még az adott témákkal kapcsolatban, amit szintén jó lenne a “sales tárban” tartani, hogy bármikor, bármely, a témában érintett kolléga meg tudja nézni és tudja kommentelni (igen, az a kolléga is tudjon róla, aki holnap, vagy a jövő hónapban csatlakozik a sales csapathoz).
A sales team viszonylag állandó csapat, de néha szoktak változások lenni, így jó ha arra is rugalmasan fel tudunk készülni, így ha a tárunkat saját magunknak tudjuk managelni, nem az IT csapatot kell megkeresni vele, nagyban megkönnyítheti a munkánkat.

Jöjjön egy másik példa.
Adott a Microsoftnál a “partner team”, akik szintén szoktak bizonyos rendszerességgel megbeszélésekt szerevezni, ezeken a megbeszéléseken jegyzetelnek, valamint keletkeznek más dokumentumokat is amiket célszerű lenne egy helyre menteni, hogy bárki számára elérhető legyen…

Még egy példa.
A Qualysoft sales team szorosan együtt dolgozik a fönt említett Microsoft partner team-mel, ezért szoktak közös megbeszélések lenn, ezek a megbeszélések egy része ütemezetten történik és vannak dokumentumok, stb…

Na és egy teljesen más példa.
Adott egy beszerzési osztály, akik szeretnék újragondolni a folyamataikat, mivel gyorsan növekszik a cég, vagy csak mert egy új rendszert szeretnének bevezetni és annak egy fontos alapja lehet a dolog.
A feladat megoldásához különböző megbeszéléseket kell szervezniük, különböző csapatok képviselőjeivel, ezeken a megeszéléseken kölönféle dokumentumok (folyamat tervek, stb.) és feljegyzések fognak keletkezni, valamint utólag sok sok komment, amiket nem árt ha, bármikor vissza lehet keresni, stb.

A föntebb említett példák alapján úgy néz ki, hogy nem is annyira különböznek a csoportmunka elváraásainknak az alapjai, legyen szó bármilyen csapatról.

Az “Office 365 groups” remek lehetőség, arra hogy megoldást nyújtson az alapvető csoportmunka igényeink kielégítésére.

office365groups

A megoldás lényege, hogy nem kell a létrehozásához IT segítség, bármely felhasználó létrehozhat magának Office 365-ben (ez az alap beállítás, de természetesen PowerShellből lehet tiltani), valamint a tagok összetételét is mi határozhatjuk meg, valamint menet közben változtathatjuk.

Amit kapunk a megoldással:

  1. közös email cím
  2. közös calendar
  3. közös SharePoint tárhely
  4. közös onenote
  5. közös conversation felületet

(valójában IT szermpontból sokkal többet kapunk, de az már túlmutat ezen a blog bejegyzésen)

Nézzük meg közelebbről.

Létrehozás történhet:

  1. Office 365 admin portálon keresztül (ehhez csak az office 365 adminok férnek hozzá, így a mezei felhasználóknál ez nem jöhet szóba.
  2. OWA (Outlook Web App (access), “Webmail”) keresztül: ezt a lehetőséget bármely felhasználó választhatja, sőt nemrég még csak ez volt az egyetlen lehetőség a felhasználóinknak (itt jelent meg először a groups támogatás) a létrehozáshoz és manageléshez.
  3. Outlook 2016-on keresztül (2013-as és korábbi Outlookban még nem támogatott)
  4. Mobiltelefonról (Android, Iphone, Windows Phone)

Outlook támogatás:

Amint valaki hozzáad engem tagként egy office 365 grouphoz, a következő Outook újraindításkor meg fog jelenni az Outlookomban egy plusz rész és több, új ribbon (eszköztári) elem is.

groupsoutlook1

Ezek szerint én tagként vagy tulajdonosként szereplek a “6 orders of Product SKU JJ202 (ample)” és a “Microsoft CRM Online 2016 rendszer bevezetés” valamint a “SharePoint online migration” csoportokban, így elérem a közös erőforrásokat is.

 

Új eszköztári elemek:

groupseszkoztar

Új tag hozzáadása:

addmember

 

 

 

 

 

 

Groups OWA-ban:

owa

Groups telefonon:

wp_ss_20160609_0001