SharePoint

Dokumentumok közös szerkesztése

Rendszeresen kapom a kérdést, hogy hogyan lehetséges SharePoint Online-ban az egyes dokumentumokat valós időben közösen szerkeszteni (co-authoring), milyen beállításokat kell eszközölni és milyen előfeltételei vannak, így hát röviden összefoglalom ezeket.

OneDrive for Business és SharePoint online dokumentumtáraknál adott ez a lehetőség, gyakorlatilag semmit nem kell beállítanunk és a Word, Excel, PowerPoint fájlainkat tudjuk szerkeszteni, de vannak bizonyos megkötések.

Amit meg kell tennünk az adott dokumentum tárral, hogy tudjuk a benne lévő tartalmakat közösen szerkeszteni:

    • Első lépés, hogy legyen megosztva a kollégákkal, el tudják érni és legyen szerkesztési jogosultságuk az adott tárra és/vagy dokumentumra
    • Kell, hogy legyen olyan alkalmazás, amely támogatja a valós időben történő szerkesztést
  • Olyan fájl formátum, ami támogatja a közös szerkesztést (.docx (Word), .pptx (PowerPoint), and .xlsx (Excel))

Abban az esetben, ha kikényszerítjük az adott dokumentum tár beállításainál, hogy ki kelljen venni a dokumentumot szerkesztés előtt (“enable require check out”) akkor természetesen nincs az egyidejű szerkesztésre mód (de ez logikus is).

Az IRM (Information Righsts Management) szolgáltatással védett tárak egyidejű szerkesztése nem lehetséges.

Megjegyzés: Gyakran föl szokott bukkanni még az a kérdés, hogy miért kapok “fájl zárolva” (File is locked) hiba üzenetet, miközben ugyan úgy Excelt használ minden felhasználó és csoportos szerkesztésre szeretnék használni az adott munkafüzetet?
Ennek sok oka lehet, de általában (konkrétan ez az üzenet) akkor szokott fölbukkanni, ha olyan alkalmazással szerkesszük a dokumentumot, ami nem támogatja a co-authoring szolgáltatást, aminek pedig az a legfőbb oka, hogy régi verziójú Excel alkalmazás van használva. Ezzel nem arra akarok célozni, hogy mindi a legfrissebb verziójú alkalmazás legyen fönt (bár lehet, mivel az Office 365-ben jár nekünk a legfrissebb ráadásul automatikusan frissül is ha nem vagyunk lusták rákattintani a frissítésre), de legalább törekedjünk rá, hogy ugyan azokkal a verziókkal használja mindenki.

Személy szerint, csak azzal az ajánlással tudok élni, hogy amikor csak tudjuk frissítsünk a legújabb termék verzióra a fönti termékeknél.

Aminél még érdemes odafigyelnünk az az “OneDrive for Business” alkalmazás, mivel ott van egy szinkronizálási idő, ráadásul ha rengeteg bejegyzés van, amit aktualizálni kell, akkor eltarthat egy ideig, ezen kívül le is lehet állítani a szinkronizációt, stb.

Ebben az esetben azt szoktam ajánlani, hogy ha sok olyan dokumentumunk van, amiket közösen szeretnénk szerkeszteni, akkor állítsuk be az Onedrive for Business kliensünkben a “Use Office 2016 to sync Office files that I open” opciót, így az Office alkalmazás fogja közvetlenül vezérelni a szerkesztést és a naprakészen tartását szerkesztés közben.

 

Reklámok

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Kapcsolódás: %s