SharePoint, SharePoint Search

SharePoint kulcsszavas keresés

Egy újabb praktikus lehetősége a SharePointban, amit nagyon szeretnek a felhasználók más rendszereknél, Pl. Confluence, de mivel általában nem tudnak róla, hogy ugyan ez a szolgáltatás elérhető SharePointban is, így nem használják 🙂 Ez a lehetőség a “SharePoint Enterprise keywords search”.

Alapvetően elmondható, hogy a SharePointnak van egy remek keresője, ami akár a tartalomban is tud keresni, de természetesen más a helyzet, ha egy képet, vagy egy videót töltünk föl, ezeknél az eseteknél már célszerűbb egyéb mezőket rögzíteni az adott dokumentumhoz, már csak azért is, mivel nagyon nincs más lehetőségünk 🙂 és mivel a SharePoint sokkal jobb találatot ad ennél a megoldásnál.
Ez nem azt jelenti, hogy egy word dokumentumnál, Pl. szerződésnél ne lenne ajánlott metaadatokat használni, természetesen ott is használjunk, amikor csak tudjuk, mivel sokkal jobb lesz a találati arány, valamint igazán jó szűrőket, webpartokat csak így tudunk a későbbiekben készíteni, illetve a különböző folyamatoknál (Pl. jóváhagyási) nem árt, ha egy e-mailbe ki tudjuk ragadni a lényeges attribútumokat és el tudjuk küldeni.

Még profibb megoldás, ha az egyes tartalmakat ellátjuk kereső szavakkal,  (nevezzünk inkább kategória címkéknek) hogy a kereső minél jobb találatokat adjon és kihasználhatjuk a Term Store oszlopok előnyeit is.

Nézzünk is egy gyors példát.

Adott egy számlakezelő megoldásunk, ami egy dokumentum tárral van implementálva, a számlákra jellemző metaadatokkal, valamint egy egyszerű munkafolyamat, ami a számla feltöltésekor (rögzítésekor) automatikusan elindul és adott személyekkel engedélyeztethetjük az egyes tételeket.

A problémát a számla tulajdonságok között a beszállítók nagy számossága okozza éppen ezért nem a legmegfelelőbb megoldás, ha legördülő listát használunk, hatékonyabb lehet a címkézés.

Nézzünk egy még egyszerűbb példát, ami akár egy kisebb cég számára is érdekes lehet.
Adott egy dokumentum tár és a benne lévő dokumentumokat szeretnénk szerződés kategóriákba sorolni, amihez egyetlen plusz mezőt szeretnénk felhasználni.

Megvalósítás lépései:

  1. Hozzuk létre az adott dokumentumtárat, vagy ha már kész módosítsuk azt
  2. A dokumentumtár beállításai között válasszuk a “Enterprise Metadata and Keywords Settings” lehetőséget, majd jelöljük be a “Add an Enterprise Keywords column to this list and enable Keyword synchronization” jelölő négyzetet
  3. Nevezzük át az “Enterprise Keyword” mezőt, “Szerződés kategória” legyen az új megnevezése, valamint legyen kötelező a mező kitöltése
  4. Navigáljunk el a Site Settingshez, majd kattintsunk a “Term Store Management” linkare, majd az alábbi módon vegyünk fel pár szerződés fajtát
  5. Ezt követően töltsünk fel egy dokumentumot és állítsuk be a kategóriát a “Munkavállalói szerződés” típusra.
    Megjegyzés: Arra is lehetőségünk van hogy egy dokumentumot több címkével lássunk el, vagy új címkét vegyünk föl, ami még nem szerepel a katalógusba.
  6. Rögzítsünk még egy tételt az alábbi módon és írjunk be egy új szerződés kategóriát, ami legyen a “Keretszerződés”, az alábbi módon
  7. Navigáljunk vissza a Site Settings-be és ellenőrizzük, hogy a “Term Store Management” részben látható-e a “Keretszerződés” érték (látszania kell 🙂 )

A Confluence példára visszautalva azt is megtehetjük hogy az egyes weboldalakra, wiki oldalakat látjuk el címkékkel a könnyebb kereshetőség érdekében.

Megjegyzés: Mi dönthetjük el, hogy ki hozhat létre plusz kategóriákat, bejegyzéseket a Term store managementben, a megadott jogosultságok alapján.

Reklámok

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés /  Módosítás )

Kapcsolódás: %s